同窓会の幹事になり、同窓会を開催しようと思った時に、決めることが多かったり、連絡をしなければならなかったりと大変です。最近はこれらの準備を全て一括して代行する同窓会代行業があらわれるくらいです。
ここで同窓会を開催しようと思っている幹事の方に役立つ情報を提供したいと思います。
頤和園へのご予約はこちらから行うことができます。
Contents
虎ノ門が同窓会におすすめの理由とは？
同窓会の開催場所を検討中の方には、是非虎ノ門をおすすめいたします。
「え？なんで虎ノ門？」
そう不思議に思われる方も多いでしょう。これにはちゃんとした理由があります。
土日は静かな街であること
虎ノ門・霞ヶ関と言えば、日本の官公庁が集中する街です。そのため、平日は官公庁や企業で賑わっています。しかし、その多くは、土日祝日休暇が多く、土日の虎ノ門は、非常に静かです。土日賑わっており、人ごみで溢れるということがありません。
そのため、土日祝の開催が多い同窓会と非常に相性が良いのが虎ノ門です。
主要地からのアクセスが良い。
虎ノ門は官公庁が集中しているだけあって、実は主要地からのアクセスが良いことで知られております。
例えば、東京駅。東京駅から丸ノ内線などで銀座に移動し、銀座線で虎ノ門に到着します。この移動時間は乗り換えの時間を抜くとたったの6分です。また、新宿駅の場合は、こちらも丸ノ内線で赤坂見附駅まで移動し、銀座線に乗り換えることで虎ノ門に到着します。渋谷駅の場合は、そもそも銀座線の駅ですので、１本で虎ノ門に移動が可能です。
虎ノ門ではなく、霞ヶ関駅を到着地点と考えると、丸ノ内線の駅ですので、東京駅や新宿駅からは１本で行くことができます。
実は同窓会を開催できるようなお店選びも豊富に存在する。
大きな企業が集中しているため、実は虎ノ門界隈には接待で使えるようなお店も多いことが特徴として挙げられます。もちろん、100名規模の同窓会であれば、ホテルでの開催が必要になりますが、スペース貸切を行なっているお店も少なくありません。
ちなみに、頤和園霞ヶ関店の個室は、最大規模の人数を許容することができ、最大55名の対応が可能です。フロアの場合は最大70名になります。
同窓会代行業とは？
頤和園で行なっているわけではありませんのでご注意ください。同窓会の記事を書く上で、目についたのが同窓会代行というサービスでした。簡単にいうと、同窓会の幹事がやるような連絡や出欠の確認、当日の受付業務、レストランの手配までを代行するサービスがあるそうです。これらのサービス料金として、当日の参加者から会費をとるというモデルだそうです。サービスによっては、企業PRをする代わりに料金が下がるという仕組みをとっているところもあります。
同窓会の幹事の仕事は、飲み会の幹事とも違い、当日のお仕事が多いために忙しい人が増えた現在ではサービスの活用も増えそうです。
同窓会を開催するに当たって
幹事会の組織
幹事の仕事は負担が大きすぎるため、一人ではやらないことが一般的です。協力者で幹事会を組織します。この時、準備の効率を考えて、男女比を整えておくことが良いとされています。
参加者の募集
会場の確定には、参加人数が必要になりますので、事前の連絡をとります。過去の名簿を使って手紙を送るわけですが、当然引越しをした人も含まれます。（現在は、名簿に住所などの記載がないため、連絡手段が限定されています。）
今現在は、フェイスブックやLINEなどもありますので、参加者の募集の段階で、コミュニティーへの参加をお願いしておくと、その後の連絡がスムーズにいきます。事前に開催の候補日、開催地を決めておいて、参加の予定を聞いておけば、参加人数が想定よりもかなり少ないなどの大きなトラブルの発生を防ぐことができると思います。
会場の下見
大体の参加人数がわかった時点で、その人数が十分に入る会場を探します。今は、インターネットで検索すれば座席数が掲載されていることが多いですが、どの程度の感覚なのか、実際店内はどうなのか、駅からは訪れて発見しやすいのかまではわかりません。そのため、事前に下見をすることをおすすめします。
下見の際は、事前に店舗側に「同窓会を検討したい。」という旨を伝えることがベストです。店舗側にも準備や対応などが必要だからです。おおよその参加人数や予算を伝えて、どの程度のことができるのか、設備など
また、会場は地元が良いとされがちですが、参加者のほとんどが全国に散らばっていることが想定されます。この場合は、交通アクセスの良い近郊を選んだ方が良いとされています。
会場の正式予約
一番条件に合った店舗に正式な予約を取り付けます。同窓会のような会の場合、直前のキャンセルがどうしても出やすくなりますので、人数に幅を持たせて交渉を行いましょう。
会費の確定
飲食費に加えて、全ての経費、そして直前のキャンセルがあった場合の予備費用を算出して合計を出します。そして、参加予定人数で割ります。
同窓会の場合、備品やプレゼントの購入が先になりますので、誰かが費用を捻出する必要があります。ですので、必ず収支表などを作成し、誰が何を捻出したのかをわかるようにします。
当日の流れもこの時点である程度のところまで決めます。
案内状の送付
案内状の郵送も行い、連絡ミスによる不参加をできるだけ防ぐようにします。ここで参加者を確定させます。この時に、急なキャンセルの場合の対処も念のため記載しておくことがトラブルを防ぐことになります。
参加者名簿の作成
出欠が決まり次第、参加者名簿を作成します。
会場になるレストランには人数が決まり次第報告します。また、仕事などで急に参加できなくなったなどがあるかと思いますので、前日に人数の本確定の連絡を会場にします。
虎ノ門で同窓会をご検討の方は頤和園で
頤和園は本格的な中華を提供しております。同窓会への対応は、お得な土日をおすすめしております。土日限定で通常のコースが半額になります。
頤和園の不動の人気メニューである名物！担々麺。
特注の胡麻挽きを使用して挽いた胡麻を用意します。丼に自家製の辣油、酢、醤油だれ、きざんだ葱、挽いた胡麻をいれ、鶏ガラスープを加えます。麺をいれた後、仕上げに肉味噌、彩り野菜を乗せます。
美味しさの秘密は厳選された胡麻を使うのはもちろんのことですが、胡麻の挽き方にもこだわりがあります。
この担々麺も含み、フカヒレの姿などの高級料理も含んだコースは大変お得です。
- 季節のオードブル6種盛り
- フカヒレの姿 醤油煮込み
- 料理長お薦め 肉料理
- フカヒレ入り水餃子の蒸しスープ
- 本日の海鮮料理
- 大根餅のチーズ乗せ オーブン焼き
- 名物！担々麺 又は あおさ海苔のスープそば
- 本日のデザート２種
（ただし、頤和園霞ヶ関店 2月5,000円（税抜）コースの場合：土日）
また、会費に合わせてキリの良い予算に合わせていただきます。
霞ヶ関店へのご相談はこちらから
- 四種オードブル盛り合わせ
- フカヒレ入り薬膳蒸しスープ
- 牛肉・アスパラ・椎茸のオイスターソース炒め
- 海老と山芋の水餃子 食べるラー油ソース
- 北京ダック クレープ包み
- 白身魚の香港スタイルセイロ蒸し
- 名物！坦々麺 又は 五目炒飯
- とろける杏仁豆腐
（ただし、頤和園溜池山王店 2月5,000円（税抜）コースの場合：土曜日のみ）
また、会費に合わせてキリの良い予算に合わせていただきます。
溜池山王店へのご相談はこちらから
まとめ
長い間あっていなかったご学友との再開をより良いものにするために、落ち着いた街である虎ノ門で開催してみてはいかがでしょうか？
